Kiến thức công nghệ
Email chuyên nghiệp gắn tên miền: Vì sao doanh nghiệp cần & nên quản lý thế nào?
Một địa chỉ email chuyên nghiệp gắn với tên miền (địa chỉ web) nói lên nhiều điều hơn những gì mọi người thường nghĩ. Chúng ta hãy thử hỏi bạn bè, gia đình của mình xem họ thích làm việc với một doanh nhân có địa chỉ đại chúng như Hotmail hay Gmail, hay một người có địa chỉ chuyên nghiệp như họtên@company.com?
Ý kiến thu nhận được gần như luôn đồng nhất rằng, một địa chỉ chuyên nghiệp sẽ mang lại cảm giác tin tưởng cho khách hàng. Nó tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp và gần như luôn gây tác động đến khách hàng nhiều hơn so với một địa chỉ kiểu vô thưởng vô phạt. Ngày nay việc xây dựng địa chỉ email chuyên nghiệp cũng khá nhanh chóng và đơn giản.
Một địa chỉ email chuyên nghiệp là như thế nào?
Đó là sau khi đã chọn và đăng ký xong tên miền, bạn có thể chốt lại một địa chỉ email chuyên nghiệp. Email này liên kết với tên miền, hay nói cách khác, phần đằng sau chữ @ sẽ chính là tên miền bạn đã chọn cho công ty mình (chẳng hạn, contact@yourcompany.com).
Địa chỉ email chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho diện mạo và thương hiệu công ty. Chúng đại diện cho uy tín, và quan trọng hơn, cho phép khách hàng, cả hiện tại và tiềm năng, nắm được ngay đối tượng đang viết cho họ là ai.
Bạn có thể quản lý hòm thư chuyên nghiệp như thế nào?
Khi đăng ký tên miền, bạn sẽ có ngay địa chỉ email gắn với tên miền đó trên hosting của nhà cung cấp. Thông thường có 3 cách để quản lý email mới lập sao cho việc sử dụng được dễ dàng, thuận tiện nhất:
1
Dịch vụ / ứng dụng email miễn phí
Gmail, Thunderbird…
Bạn luôn có thể kết nối địa chỉ email trên tên miền với một tài khoản email bạn đang sử dụng, chẳng hạn như Gmail. Cách này rất dễ cài đặt và sử dụng, kể cả với người dùng mới. Tuy nhiên email công việc và email cá nhân sẽ chung một hòm thư — trừ khi bạn dùng Gmail phiên bản tính phí (Google Apps for Work). Thunderbird của Mozilla cũng là một lựa chọn, có nhiều plugin hữu ích, nhưng dịch vụ miễn phí thường không hiệu quả bằng các ứng dụng tính phí.
2
Các công cụ email tính phí
Office 365, WorkMail…
Nếu bạn cần một giải pháp email toàn diện hơn với các công cụ tinh vi hơn, các nhà cung cấp tính phí như Outlook, Google Apps for Work và WorkMail có thể đáp ứng nhu cầu này. Các nhà cung cấp này mở rộng thêm một số tính năng, như tích hợp lịch, quản lý tác vụ và đầu mối liên lạc.
3
Email do nhà cung cấp hosting quản lý
1&1, GoDaddy, 1-2-3 Reg…
Nhà cung cấp dịch vụ đăng ký tên miền và/hoặc lưu trữ (hosting) của bạn thường cung cấp luôn dịch vụ email chuyên nghiệp với chi phí thấp, và đăng ký cũng đơn giản như đăng ký tên miền — giải pháp này toàn diện hơn so với dịch vụ miễn phí và bao trọn cả hỗ trợ khách hàng khi hệ thống gặp sự cố. Tuy nhiên, giao diện có ít tính năng hơn so với các công cụ chuyên biệt như Office 365, và bạn có thể phải trả thêm phí nếu mua thêm không gian lưu trữ.
Trước khi quyết định
Ba lựa chọn này đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Trước khi quyết định, bạn cần lưu ý đến mục đích sử dụng hiện tại cũng như nhu cầu tương lai của công ty mình. Bạn có muốn tách bạch giữa email công việc và email cá nhân không? Bạn cần bao nhiêu địa chỉ khác nhau cho nhân viên của mình? Và quan trọng nhất có lẽ là, bạn trù bị ngân sách bao nhiêu cho hệ thống thư tín điện tử của mình?
